U obavljanju privredne delatnosti nastaju stotine i hiljade dokumenata, ugovora, dopisa, pisama, računa i sl. Ovi dokumenti ili njihovi zapisi nastaju delovanjem i radom privrede i predstavljaju tzv. dokumentarni materijal u smislu propisa o arhiviranju. To dalje znači da je svaki preduzetnik i privredno društvo u Republici Srbiji stvaralac ili imalac dokumentarnog materijala jer njihovim delovanjem ovaj materijal nastaje (stvaralac), odnosno pojavljuju se kao vlasnici, ugovorne strane u obligacionom odnosu, ili prosto držaoci (imalac). Međutim, samo deo ovog materijala ima trajni značaj za društvo i čini tzv. arhivsku građu.
Sve navedeno je jedinstveno regulisano odredbama Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Zakon“). Zakon je stupio na snagu u februaru 2021. godine o čemu smo detaljno pisali u našem tekstu: „Šta donosi novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti?“ Kao osnovno načelo i tada smo izdvojili da se materijal čuva u onom obliku u kom je nastao. Primena određenih podzakonskih akata, poput podzakonskog akta koji reguliše elektronsko arhiviranje – Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku („Uredba“) odgođena je kako bi se omogućio prelazni period za pripremu državnog aparata i privrede. Konkretno, primena Uredbe odložena je za 1. januar 2024. godine.
Šta treba da znate?
Uredbom se razrađuju obaveze iz Zakona za stvaraoce i imaoce dokumentarnog materijala i arhivske građe u elektronskom obliku. Radi se o građi i materijalu koji su izvorno nastali u elektronskom obliku. Uredba se dakle ne odnosi na dokumente nastale u obliku koji nije elektronski (papirni tj. štampani oblik) niti povlači obavezu da se takvi dokumenti skeniraju i dalje elektronski „uskladište“, čuvaju i arhiviraju.
Uredbom se uređuju jedinstveni tehničko-tehnološki zahtevi i procedure koje treba da ispune stvaraoci i imaoci u pogledu pouzdanog čuvanja, zaštite i arhiviranja elektronskog dokumentarnog materijala, određen je način vršenja nadzora od strane nadležnog arhiva, kao i postupak izdvajanja i uništavanja elektronskog dokumentarnog materijala, odnosno izdvajanja i predaje arhivu elektronskog dokumentarnog materijala koji se čuva trajno protekom roka od 30 godina od nastanka tog materijala.
Do predaje arhivske građe nadležnom arhivu, stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužni su da elektronsko arhiviranje vrše u skladu sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje. Stvaraoci i imaoci vrše elektronsko arhiviranje u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje. Takvo rešenje mora da obezbedi visok nivo zaštite od gubitaka podataka koji se čuvaju, narušavanja integriteta tih podataka i neovlašćenog pristupa tim podacima. Subjekti javnog sektora (državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove i imaoci javnih ovlašćenja) elektronsko arhiviranje vrše u posebnom softverskom rešenju eArhiv. Za sada ne postoje bliže informacije o ovom portalu, početku njegovog rada i njegovim karakteristikama. Subjekti privatnog sektora mogu slobodno izabrati softversko rešenje za pouzdano elektronsko arhiviranje. Ovo nužno ne znači dodatne troškove za privredu s obzirom da je zakonodavac ostavio mogućnost da subjekti privatnog sektora sami pouzdano čuvaju (elektronski arhiviraju) dokumente uz pomoć postojećih softvera za tu namenu. Sa druge strane, za one koji se tako opredele, postoji mogućnost angažovanja podizvođača – pružalaca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenta.
Pre predaje arhivu, stvaralac i imalac imaju sledeće obaveze: (i) donošenje internih pravila za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje, (ii) primena mera zaštite softverskog rešenja, (iii) priprema dokumentarnog materijala za elektronsko arhiviranje, (iv) klasifikovanje dokumentarnog materijala u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i određivanje roka čuvanja, (v) evidentiranje podataka o stvaraocu u softverskom rešenju i određivanje metapodataka o dokumentarnom materijalu, (vi) potvrđivanje vernosti izvornom materijalu i tačnosti metapodataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom i njihova periodična nadogradnja (vii) vođenje evidencije o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje, (viii) čuvanje dokumentarnog materijala u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje; (ix) vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku.
Sledeća je procedura odobravanja liste kategorija. Usvojenu listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, imalac, odnosno stvaralac dostavlja u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava. Nadležni javni arhiv u eArhiv-u proverava listu kategorija i daje saglasnost. Ako nadležni javni arhiv utvrdi nepravilnost u listi, može da naloži meru za njeno ispravljanje, na osnovu koje stvaralac i imalac bez odlaganja vrše ispravku i dostavljaju ispravljenu listu u eArhiv.
Obaveza elektronskog arhiviranja kreće od 1. januara 2024. godine i odnosiće se na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom obliku nakon ovog datuma.
Autori: Žarko Popović, Nemanja Sladaković
